Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: 23. Oktober 2026
1. Verantwortlicher
Aivomaa Oy, Unternehmens-ID 3592993-6, Kankarepolku 5F B335, 00770 Helsinki, Finnland. Kontakt für Datenschutzfragen: info@aipoweredsolutions.fi.
2. Zwei Rollen
Für die Konten unserer Kunden und ihrer Nutzer, die Registrierung, Abrechnung und den Support sind wir der Verantwortliche. Für Daten, die ein Kunde über seine Eigentümer, Bewohner, Gäste, Reinigungskräfte und Mitarbeiter eingibt, sind wir der Auftragsverarbeiter: Wir verarbeiten sie ausschließlich auf Weisung des Kunden, um den Dienst bereitzustellen. Fragen zu solchen Daten richten Sie am besten an die Verwaltung oder den Eigentümer, der OwnerHub nutzt.
3. Welche Daten wir verarbeiten
Kontodaten (Name, E-Mail, als Hash gespeichertes Passwort, Sprache, Rolle), Angaben zum Verwaltungsbereich und zur Rechnungsstellung (rechtlicher Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer, Rechnungen und Zahlungen), Nutzung des Dienstes (Anmeldungen, im Protokoll des Verwaltungsbereichs erfasste Aktionen, technische Protokolle mit IP-Adressen) und von Kunden eingegebene Inhalte (Wohnungen, Kontaktdaten und Anteile der Eigentümer, Forderungen und Zahlungen, Kontoauszugspositionen, Belege und Fotos, Anfragen und Nachrichten, Versammlungsunterlagen, Buchungen und Reinigungsaufgaben).
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Zur Bereitstellung des Dienstes gemäß Vertrag (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b); zur Rechnungsstellung und Buchführung gemäß gesetzlichen Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c); zur Sicherung des Dienstes, zur Verhinderung von Missbrauch und zur Verbesserung des Dienstes (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f); zum Versand dienstbezogener E-Mails wie Bestätigungen, Rechnungen und Mitteilungen. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden sie nicht für Werbung.
5. Wer die Daten außerdem verarbeitet
Server und Backups: UpCloud Ltd, Rechenzentrum in Helsinki, Finnland. E-Mail-Versand: ein E-Mail-Dienstleister, der unsere Nachrichten versendet. Maschinelle Übersetzung der im Dienst eingegebenen Texte (Anfragen, Mitteilungen, Beschreibungen): Die Texte werden über unseren eigenen Automatisierungsserver an einen KI-Übersetzungsdienst (OpenAI) gesendet; sie werden ausschließlich zur Bereitstellung der Übersetzung verwendet. Befindet sich ein Anbieter außerhalb der EU/des EWR, wird die Übermittlung durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einen Angemessenheitsbeschluss abgesichert. Alle Anbieter sind an Auftragsverarbeitungsverträge gebunden.
6. Speicherdauer
Konto- und Verwaltungsbereichsdaten für die Vertragslaufzeit und bis zu 90 Tage nach Vertragsende; unsere Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen für die nach dem finnischen Buchhaltungsgesetz vorgeschriebene Dauer (bis zu zehn Jahre); technische Protokolle für bis zu 12 Monate. Kunden können von ihnen eingegebene Daten vorzeitig löschen, soweit ihre eigenen gesetzlichen Pflichten dies zulassen.
7. Ihre Rechte
Sie können Auskunft über Ihre Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen sowie der Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses widersprechen. Schreiben Sie an info@aipoweredsolutions.fi; bei Daten, die ein Kunde eingegeben hat, leiten wir die Anfrage an diesen Kunden weiter. Sie können sich auch beim finnischen Datenschutzbeauftragten (tietosuoja.fi) beschweren.
8. Sicherheit
Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt, die Daten jedes Verwaltungsbereichs werden in der Datenbank durch Sicherheit auf Zeilenebene getrennt, Passwörter werden als Hashwerte gespeichert, Zugriffe werden protokolliert und Backups aufbewahrt. Technischen Zugriff haben nur Personen, die ihn für den Betrieb des Dienstes benötigen.
9. Cookies
Wir verwenden nur die für den Dienst erforderlichen Cookies: für die Anmeldesitzung, den gewählten Verwaltungsbereich und die Sprache. Keine Werbe- oder Tracking-Cookies.
10. Änderungen
Wir aktualisieren diese Richtlinie, wenn sich der Dienst ändert; das Datum unten zeigt die neueste Version. Wesentliche Änderungen werden im Dienst angekündigt.