Personvernerklæring
Sist oppdatert: 23. oktober 2026
1. Behandlingsansvarlig
Aivomaa Oy, organisasjonsnummer 3592993-6, Kankarepolku 5F B335, 00770 Helsinki, Finland. Kontakt for personvern: info@aipoweredsolutions.fi.
2. To roller
Vi er behandlingsansvarlig for kundenes og brukernes kontoer, registrering, fakturering og brukerstøtte. For opplysninger som en kunde legger inn om sine eiere, beboere, gjester, renholdere og ansatte, er vi databehandler: Vi behandler dem bare etter kundens instrukser for å levere tjenesten. Spørsmål om slike opplysninger bør rettes til forvaltningsselskapet eller eieren som bruker OwnerHub.
3. Hva vi behandler
Kontoopplysninger (navn, e-postadresse, passord lagret som en hash, språk, rolle), opplysninger om administrasjonsområdet og fakturering (juridisk navn, adresse, mva- eller skattenummer, fakturaer og betalinger), bruk av tjenesten (innlogginger, handlinger registrert i administrasjonsområdets logg, tekniske logger med IP-adresser) og innhold som kundene legger inn (leiligheter, eiernes kontaktopplysninger og eierandeler, betalingskrav og betalinger, kontoutskriftslinjer, kvitteringer og bilder, henvendelser og meldinger, møtereferater, bestillinger og renholdsoppgaver).
4. Hvorfor og på hvilket grunnlag
For å levere tjenesten i henhold til avtalen (GDPR art. 6(1)(b)); for å fakturere og føre regnskap slik loven krever (art. 6(1)(c)); for å holde tjenesten sikker, forebygge misbruk og forbedre den (berettiget interesse, art. 6(1)(f)); for å sende tjenesterelaterte e-poster som bekreftelser, fakturaer og varsler. Vi selger ikke personopplysninger og bruker dem ikke til reklame.
5. Hvem andre behandler opplysningene
Servere og sikkerhetskopier: UpCloud Ltd, datasenter i Helsinki, Finland. E-postutsendelse: en e-posttjenesteleverandør som sender meldingene våre. Maskinoversettelse av tekster som legges inn i tjenesten (henvendelser, kunngjøringer, beskrivelser): Tekstene sendes til en KI-oversettelsestjeneste (OpenAI) via vår egen automatiseringsserver og brukes kun til å returnere oversettelsen. Når en leverandør er utenfor EU/EØS, sikres overføringen av Europakommisjonens standard personvernbestemmelser eller en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå. Alle leverandører er bundet av databehandleravtaler.
6. Hvor lenge
Konto- og arbeidsområdedata lagres så lenge avtalen varer og i opptil 90 dager etter at den opphører; våre fakturaer og regnskapsbilag lagres i perioden som kreves etter den finske regnskapsloven (opptil ti år); tekniske logger lagres i opptil 12 måneder. En kunde kan slette data den tidligere har lagt inn, innenfor rammene av sine egne lovpålagte plikter.
7. Dine rettigheter
Du kan be om innsyn i opplysningene dine, retting, sletting, begrensning og dataportabilitet, og protestere mot behandling basert på berettiget interesse. Skriv til info@aipoweredsolutions.fi; for opplysninger som en kunde har lagt inn, videresender vi forespørselen til den kunden. Du kan også klage til det finske personvernombudet (tietosuoja.fi).
8. Sikkerhet
Data krypteres under overføring, dataene for hvert arbeidsområde holdes atskilt i databasen med sikkerhet på radnivå, passord lagres som hashverdier, tilgang loggføres, og sikkerhetskopier oppbevares. Bare personer som trenger det for å drifte tjenesten, har teknisk tilgang.
9. Informasjonskapsler
Vi bruker bare informasjonskapsler som er nødvendige for tjenesten: innloggingsøkten, valgt arbeidsområde og språk. Ingen informasjonskapsler for annonsering eller sporing.
10. Endringer
Vi oppdaterer disse retningslinjene når tjenesten endres. Datoen nedenfor viser siste versjon. Vesentlige endringer kunngjøres i tjenesten.